Kein Personal, 30 Prozent mehr Umsatz: Was diese Kanzlei stattdessen aufgebaut hat — mit Kornelia Wolf

Sebastian Thalhammer: Was war dein Status quo noch vor wenigen Jahren? Wie hat dein beruflicher Alltag ausgesehen?

Kornelia Wolf: Vor ungefähr zwei Jahren, bevor wir uns kennengelernt haben, war ich der Meinung, ich bin schon super digital, weil die Belege als PDF zu mir kamen und ich sie abgetippt habe. Ich habe aber gemerkt, dass das eine ziemlich manuelle Tätigkeit war, die viel Zeit in Anspruch genommen hat, und dass ich an meine Kapazitätsgrenzen komme.

Ich habe gemerkt: viel mehr geht nicht mehr, wenn ich die Kanzleistruktur der One-Woman-Show konsequent durchziehen möchte. Das hat schon einen gewissen Leidensdruck erzeugt — wenn du merkst, es ginge noch, aber die Finger gingen nicht mehr schneller.

Kornelia Wolf: Meine klare Rahmenbedingung ist, dass ich kein Personal aufnehmen werde und auch nicht aufnehmen möchte. Ich habe 20 Jahre HR in einer Steuerberatungskanzlei hinter mir. Ich glaube, ich habe mein Pensum ausgeschöpft, und jetzt möchte ich mich statt um Mitarbeiter wieder um meine Mandanten kümmern, voll und ganz.

Deswegen möchte ich alles selber machen. Das heißt aber nicht, dass ich alles manuell selbst machen muss. Dementsprechend muss ich mir wirklich Unterstützung von KI und allen anderen möglichen Tools ins Haus holen, um so meine menschlichen Mitarbeiter durch KI-Mitarbeiter zu ersetzen.

Sebastian Thalhammer: Das war vor zwei Jahren, muss man dazusagen — da war die Zeit noch eine andere. Du hast gesagt: Ich betrachte die Investition in Technologie so, als ob ich einen Mitarbeiter ins Unternehmen bringe. Heute beginnen mehr und mehr Kanzleien so zu denken. Damals war das ein Vorreitermove.

Kornelia Wolf: Mein Herzblut in der Steuerberatung lag immer schon bei den kleinen Unternehmen, bei den kleinen EPU, den kleinen KMU und auch bei den Neugründern. Die brauchen eine besondere Begleitung, eine persönliche Betreuung. Das kannst du in einer Kanzlei mit mehreren Mitarbeitern meistens nicht abbilden, ohne dass es dem Mandanten das Honorar erschlägt. Da musst du als Kanzlei eine sehr schlanke Verwaltungsstruktur haben.

Das war die Idee dahinter: Wie kann ich meine Mandanten wirklich begleiten, sie an die Hand nehmen? Nicht nur Steuerberater sein, sondern Begleiter, Sparringspartner — mit ihnen ihre Wege gehen und Entscheidungen mittreffen, statt im Nachhinein über Probleme zu sprechen. Das heißt: weg vom Feuerlöschen, weg vom Probleme lösen, hin zum Mitwirken bei Entscheidungen.

Kornelia Wolf: Das Zweite, was unbedingt notwendig war, war weg von der Zeitverrechnung. Wenn ich dem Mandanten jedes Telefonat, jedes E-Mail verrechne, muss ich damit rechnen, dass er mir seine Fragen nicht stellt. Sondern dass er mir Sachen schickt und denkt, wenn es ein Problem gibt, wird sie sich schon melden.

Aus dieser Denkweise habe ich meine Mandanten herausgeholt. Ich habe gesagt: Ihr ruft mich bitte an, bevor ihr ein Auto kauft, ihr ruft mich an, bevor ihr einen Mitarbeiter einstellt. Wir besprechen das durch, ich gebe euch mehrere Lösungsvorschläge mit — die Entscheidung und die Verantwortung bleiben beim Mandanten. Die kann ich ihm nicht abnehmen. Aber ich kann ihm unterschiedliche Wege aufzeigen.

So bin ich dazu gekommen, nur fixe monatliche Betreuungshonorare zu verrechnen. Die, die von einem anderen Steuerberater zu mir wechseln, sind am Anfang skeptisch, ob das stimmt, was ich in den Erstgesprächen erzähle. Nach den ersten drei, vier Monaten, wenn sie sehen, dass sich die Honorarhöhe wirklich nicht verändert, obwohl wir mehrfach telefoniert haben, gewinnen sie Vertrauen. Und dann merkst du, wie die Zusammenarbeit eine andere wird und du viel mehr ins Unternehmen einbezogen wirst. Für mich ist es so, wie wenn ich 150 kleine Unternehmen hätte, wo ich überall ein bisschen mit Unternehmer bin und mitwirken und mitentscheiden darf.

Sebastian Thalhammer: Was hat dir geholfen, abzustecken, was deine Position am Markt ist?

Kornelia Wolf: Das ist auch langsam gewachsen. Ich habe 2019 gegründet, und wenn du eine Kanzlei gründest, ohne einen Klientenstock zu kaufen, beginnst du natürlich jeden zu nehmen. Wenn du dann ein, zwei Jahre am Markt bist und dir überlegst, warum ärgert mich der eine Kunde immer und warum geht beim anderen alles durch, dann setzt du dich mit deiner Klientenstruktur auseinander. Und dann hat sich klar gezeigt, mit welchen Kunden ich gerne zusammenarbeite.

Das war diese Unternehmensgröße, weil du mit dem Unternehmer direkt zusammenarbeitest und mit ihm Entscheidungen triffst. Bei mittelständischen KMU hast du meistens mit einer Assistenz zu tun, mit dem Sekretariat, mit irgendeiner vorgelagerten Abteilung. Da spürst du immer ein Informationsdreieck. Das ist mühsam. Und da habe ich mir gedacht: Dafür ist mir meine Zeit zu schade. Auch wenn es der Kunde bezahlt, mir ist es nicht wert, in diesem Dreieck mitzuspielen.

Sebastian Thalhammer: Ich war beim Think Tank live dabei, als du einem Kollegen gegenübergesessen bist. Was ist da an dem Tisch für eine Erkenntnis herausgekommen?

Kornelia Wolf: Dass wir beide eine Leidenschaft für eine gewisse Klientengröße haben — nur eben nicht dieselbe. Der Andreas hat erzählt, wie toll er es findet, wenn er mit Unternehmen komplexe steuerliche Geflechte entwickelt, getaktete Besprechungen, und in einer Stunde ist das nächste Jahr besprochen. Ich habe ihn angeschaut und gesagt: Die Leute schicke ich zu dir, die sind überhaupt nicht meins. Und dann habe ich gesagt, wovon ich wirklich begeistert bin: von den Einzelunternehmen, die man laufend begleitet, wo man immer wieder Kontakt hat. Und er sagt darauf: Das ist überhaupt nicht meins.

Das ist so schön, wenn du mit Berufskollegen klar abstecken kannst, wer wo seinen Wunschkunden hat. Wenn jetzt bei mir ein großes Unternehmen anklopft, kann ich sagen: Bitte, ich bin die Falsche, ich gebe euch die Kontaktdaten vom Andreas, dort seid ihr super aufgehoben. Es gibt so viele Unternehmer am Markt, wir müssen uns da nicht um die Butter am Brot streiten.

Kornelia Wolf: Das Verständnis vorher war: Ich bin dafür da, die Buchhaltung zu erstellen und darauf aufgesetzt die Steuererklärungen, sodass für das Finanzamt alles passt. Quasi ein notwendiges Übel für einen Unternehmer, weil er es selber nicht machen kann.

Das hat sich dahingehend geändert, dass ich meine Mandanten dazu bringe, monatlich die Belege zu liefern — egal, welchen Meldezeitraum sie beim Finanzamt haben. Ich versuche ihnen mitzugeben: Nur weil das Finanzamt die Umsatzsteuervoranmeldung vierteljährlich haben möchte, könnt ihr nicht drei Monate im Blindflug ohne aktuelle Zahlen unterwegs sein. Ihr könnt es schon, aber ihr dürft euch nicht wundern, wenn es dann am Bauchfleck hinliegt.

Es ist meine Devise: Die Buchhaltung ist nicht für das Finanzamt da. Wir leiten daraus die Steuern und Abgaben ab, fertig. Aber die Buchhaltung ist dein zentrales Werk, um dein Unternehmen zu steuern. Du hast für dein Geschäft immer Bauchgefühl, aber gleichzeitig musst du es mit Zahlen untermauern.

Kornelia Wolf: Eine kurze Geschichte von einem Campus-Mitglied. Sie ist in der Dienstleistung tätig und hat bis Ende 2025 ihre Buchhaltung im Excel geführt. Dann hat sie gesagt, sie will in ein System umsteigen, es wird ihr zu viel. Ich sage: Ich arbeite 2025 auf und mache dir eine Planungsrechnung, damit wir wissen, wo du stehst.

Dann ruft sie mich an und sagt: Kornelia, ich bin entsetzt. Ich habe gerade ein ganzes Packerl Papier ausgedruckt, nur mit meinen Ausgangsrechnungen. Es war ihr nicht bewusst, dass sie über 500 Rechnungen im Jahr 2025 gestellt hat. Es war ihr auch nicht bewusst, dass der Umsatz über 100.000 Euro liegt.

Wir sind ins FreeFinance umgestiegen, ich habe sie geonboardet, sie kommt gut damit zurecht. Vorige Woche hatten wir wieder einen Call, und sie beginnt das Gespräch mit: Ich bin notorisch überarbeitet. Sage ich zu ihr: Du, es ist der 16. April und du hast 41.000 Euro Umsatz. Du darfst überarbeitet sein. Du darfst dir jetzt auch zwei Wochen Pause nehmen und einfach nichts machen. Deine Zahlen geben es her.

Sie hat gespürt, dass sie viel gemacht hat. Sie konnte es aber an nichts festmachen. Wenn du das in den Zahlen siehst, hast du die Bestätigung — und dann tust du dir leichter, einmal zwei Wochen loszulassen. Darum geht es: den Leuten dieses Instrument Buchhaltung als Werkzeug nahezubringen und ihnen zu zeigen, wie sie damit aktiv ihr Unternehmen steuern. Das ist meine Passion.

Sebastian Thalhammer: Wie viele Mandanten hast du betreut, als du gemerkt hast: Jetzt stoße ich trotz Digitalisierung an Kapazitätsgrenzen?

Kornelia Wolf: Von den regelmäßigen Buchhaltungen war ich bei einer Stückzahl von ungefähr 100 bis 120. Manche liefern dir 20 Belege im Monat, andere 150 — es war eine ordentliche Schwankungsbreite. Da hat es Tage gegeben, an denen sich meine Tastatur angehört hat wie ein Maschinengewehr. Nur getippt. Du verlierst dabei die Konzentration, dann passieren Fehler, ein Ziffernsturz und solche Sachen. Das ist immer mehr in die Quantität gegangen und immer weiter weg von der Qualität.

Genau dorthin wollte ich nicht. Also habe ich mir gedacht: Da muss ich die Handbremse ziehen. Und habe mit einem Aufnahmestopp für Neukunden begonnen. Dann haben wir uns im Sommer, Herbst 2024 kennengelernt, und plötzlich haben sich neue Wege aufgetan.

Kornelia Wolf: Wir haben uns über das BNI-Netzwerk online kennengelernt, und du warst gerade dabei, den Think Tank 2024 zu organisieren. Du hast mir die Einladung geschickt, ich habe sie gelesen und mich angemeldet. Ich hatte keine Ahnung, was auf mich zukommt — aber dort muss ich hin, das ist der Weg. Und ich bin nach diesen eineinhalb Tagen vollkommen geflasht nach Hause gefahren.

Erstens habe ich gemerkt, was ich im Bereich der Digitalisierung vielleicht schon alles versäumt oder noch nicht umgesetzt habe. Ich habe dann gleich nach dem Think Tank das SVS Cockpit im BMD installieren lassen — das war damals so neu, dass es nicht einmal der Verkäufer gewusst hat. Dann habe ich die MOXIS-Schnittstelle direkt über BMD implementieren lassen. Und dann habe ich mich um Logisth.ai umgeschaut; die Installation hat gedauert, einsatzbereit war es bei mir erst im Februar 2025.

Das waren diese drei großen Schritte, mit vielen kleinen Adaptierungen im BMD — dass man Privatanteile allein verbuchen lässt und viele kleine Automatisierungen, die wir in der Gruppe ausgetauscht haben, wo andere Steuerberater den Laptop aufgeklappt und gesagt haben: Schau, ich mache das so.

Vollgespickt mit Informationen bin ich nach Hause gefahren und habe gewusst: Mein erster Mitarbeiter wird ein KI-Mitarbeiter. Wie auch immer der ausschauen wird. In die Richtung werde ich Geld in die Hand nehmen und investieren. Das war der Scheideweg: Geht es weiter mit einer normalen Wald- und Wiesenkanzlei, oder geht es hin zu einer vollautomatisierten Kanzlei, wo nicht die Verwaltung, sondern wieder die Beratung im Vordergrund steht.

Kornelia Wolf: Auch mit der Digitalisierung bist du irgendwann wieder an der zeitlichen Kapazitätsgrenze, weil dein Tag nur 24 Stunden hat. Nur weil du schneller wirst, heißt es nicht, dass immer mehr geht — du brauchst deine Regenerationszeiten dazwischen. Und was ich gemerkt habe: Diese One-to-One-Beratung ist sehr zeitintensiv und wird für manche Mandanten relativ teuer, vor allem im Neugründerbereich.

Das heißt, ich brauche ein Produkt, wo ich eine One-to-Many-Beratung machen kann, wo ich meine Stunde einmal verkaufe und mehrere Personen zuhören. Es ist ein Unterschied, ob ich die Kleinunternehmerregelung fünfmal in der Woche erkläre und irgendwann nur mehr herunterleiere, weil es schon so langweilig ist, oder ob ich sie einmal im Monat erkläre, dafür gleich vor 10, 15 Personen.

Die erste Idee war, ich gründe eine Lernplattform. Davon sind wir in unseren gemeinsamen Besprechungen abgegangen und haben daraus den Yura Campus entwickelt — eine Community für Neugründer und alle, die ihre Buchhaltung selbst erledigen wollen. Hier kommen Unternehmer zu mir, lösen eine Mitgliedschaft, ziehen ihren Nutzen aus der Wissensdatenbank und kommen monatlich zu meinen Sprechstunden. Die plane ich bis zu sechs, acht Monate im Vorhinein, damit man sich den Kalender freihalten kann.

Kornelia Wolf: Ich bringe auch immer Themen mit. Das war etwas, das ich gelernt habe: Nur weil ich keine Mitarbeiter mehr habe, ist das Thema Führung nicht weg. Das hast du genauso in der Mandantenbetreuung und Begleitung. Und gerade die Neugründer brauchen Führung — die haben keine Ahnung, welche Frage sie dir stellen müssen. Aber ich weiß, was sie brauchen, und genau diese Themen nehme ich in die Sprechstunden mit und führe sie langsam an das Thema Unternehmertum heran.

Ich merke, dass das ein immer aktiverer Austausch wird. Ich merke auch, wie sie sich untereinander langsam helfen: Bei denen kannst du eine Förderung ansuchen, komm doch mal mit auf dieses Netzwerktreffen. Da tut sich was, und das Ding ist erst neun Monate alt. Da gibt es echt noch Potenzial. Das Ziel vom Campus ist: Du als Unternehmer schaffst deine Steuern selbst.

Kornelia Wolf: Wenn ich die ganze Aufbauarbeit weglasse und wirklich nur die laufende Betreuung im Campus nehme, habe ich einen Zeitaufwand von wahrscheinlich drei Stunden im Monat, und aktuell habe ich 16 Mitglieder da drinnen. Wenn ich 16 Mandanten eins zu eins betreuen würde, wäre das vermutlich mindestens die dreifache Zeit. Da konnte ich meine Ressource Zeit ordentlich schonen.

Von der Zukunftsperspektive hätte ich es gerne, dass es umsatztechnisch irgendwann 50 zu 50 ist: Steuerberatung, Campus. Von der Zeitverlagerung wird es nie 50 zu 50 sein, da wird es eher 60 Prozent Steuerberatung und 40 Prozent Campus sein, weil im Campus tendenziell weniger Zeit hineingeht.

Sebastian Thalhammer: Mit dem, was du jetzt weißt — was waren die größten Denkfehler, bevor du die Dinge umgesetzt hast?

Kornelia Wolf: Ich kann mich an unser erstes Gespräch erinnern. Ich hatte lauter technische Fragen: Welche Plattform, was mache ich, wie setze ich es auf? Und habe vollkommen vergessen, einmal zu analysieren, welches Produkt denn vom Markt gebraucht wird. Ich glaube nicht, dass das, was ich ursprünglich im Kopf hatte, tatsächlich jemand gekauft hätte. Die Leute wollen eine Begleitung, eine Beratung, und das kostengünstig.

Das hat sich in den ersten Einzelgesprächen herausgestellt, wo ich die Idee potenziellen Mitgliedern vorgestellt habe. Das war der größte Fehler: dieses Denken an die Technik, wie setze ich es um, wo gehe ich hin. Das hat mich so zurückgehalten. Erst durch die Gespräche mit den Personen — was sie sich wünschen, was sie sich erwarten würden — hat sich ein konkretes Bild ergeben. Deswegen hat auch das erste Tool nicht gepasst, weil das überhaupt nicht so ausgeschaut hat, wie ich es haben wollte. Dann musste mein Mann herhalten, der als Softwareentwickler das Ganze programmieren konnte.

Sebastian Thalhammer: Und selbst wenn man nicht gerade einen programmierenden Ehemann zur Verfügung hat: Die Technologie ist nicht das Problem. War es nicht, wird es nie sein. Andere Themen müssen zuerst geklärt werden. Der Fokus weg vom Produkt, hin zu dem, den es betrifft. Das ist genau die Idee des klientenzentrierten Arbeitens, das den Trusted Advisor ausmacht.

Sebastian Thalhammer: Was hat sich verändert in Umsatz, Klientenanzahl und deiner persönlich verfügbaren Zeit?

Kornelia Wolf: Da hat sich vor allem durch das Einführen von Logisth.ai in der Steuerberatung meine Arbeitszeit drastisch gesenkt. Ich habe vorher 40 Wochenstunden und mehr im Durchschnitt gehabt — was für einen Steuerberater eher nett ist. Ich komme jetzt tatsächlich mit 30 Wochenstunden im Schnitt durch, konnte aber meinen Umsatz noch einmal um 30 Prozent steigern.

Ich glaube, dass die zwei Kennzahlen für sich sprechen. Es wurden weitere Mandanten aufgebaut, teilweise wurden auch Honorare erhöht, weil notwendig — aber in Summe kam es zu einer 30-prozentigen Umsatzsteigerung bei einer 25-prozentigen Senkung der Arbeitszeit. Da weiß man, was möglich ist.

Ich brauche nicht jedes Jahr eine 30-prozentige Umsatzsteigerung. Wenn die Inflation zehn Prozent ist, darf der Umsatz auch um zehn Prozent mitsteigen. Aber die Stunden tun mir gut, das spüre ich.

Sebastian Thalhammer: Eine These, die ich seit Jahren vertrete: Wenn künstliche Intelligenz weiter auf dem Vormarsch ist, wird das wichtigste Asset, das wir besitzen, wir selbst sein. Nur hilft der Faktor Mensch nicht, wenn niemand weiß, dass es dich gibt. Du bist mittlerweile in Podcasts eingeladen, machst Webinare, besuchst Veranstaltungen — da baust du ein Asset auf, deine Personal Brand, mit einem Zinseszinseffekt.

Kornelia Wolf: Ich merke es jetzt schon bei den Anfragen zu Erstgesprächen, wenn der einleitende Satz ist: Meine Freundin hat gesagt, zu dir muss ich gehen, weil du weißt, was ich brauche. Das ist eine klare Sache. Oder EPU, die schon zwei, drei Jahre einen Steuerberater haben und eben nicht in der richtigen Kanzlei waren, weil es eine mittelständische Kanzlei ist und sie als kleiner Fisch nur irgendwo mitschwimmen. Die fragen mich dann immer: Warum geht es bei dir? Weil ich mich auf euch spezialisiert habe. Dafür lehne ich große ab und schicke sie woanders hin.

Kornelia Wolf: Dieser monatliche Austausch ist so spannend. Auf der einen Seite der Think Tank, wo es in zwei Tagen voll mit Input losgeht, und gleichzeitig das monatliche Format, wo wir uns als Berufskollegen treffen. Das Fachliche kannst du komplett außen vor lassen. Es geht um das Technische, um die innerbetrieblichen Herausforderungen: Wie tut ihr euch mit der Personalsuche? Macht ihr Webinare für Klienten, wie setzt ihr das um? Welche Technik verwendet ihr, was funktioniert, was nicht?

In diesen drei Stunden pro Monat kannst du dir so viel Input holen, der dir wieder Zeit spart, wenn du diese Recherchen alle selbst machen müsstest. Das ist irre wertvoll, wenn du weißt, du hast einen Haufen Steuerberater beisammen, auf deren technische Expertise du zurückgreifen kannst. Und wo du Klienten, die für dich nicht passen, guten Gewissens hinschicken kannst. Wenn du Berufskollegen kennst, die sich genau auf diese Art von Unternehmen spezialisiert haben, tust du dir leichter, sie abzulehnen. Zu sagen „Nein, ich nehme dich nicht, such dir jemand anderen“ ist deutlich schwerer als „Bei mir passt du nicht, aber ich habe da jemanden“.

Sebastian Thalhammer: Ein Tool, das du aktuell im Einsatz hast und nicht missen möchtest?

Kornelia Wolf: Logisth.ai habe ich schon ein paar Mal erwähnt. Den Copilot und Lengoo würde ich nicht mehr hergeben.

Sebastian Thalhammer: Was bedeutet für dich das Modell Trusted Advisor in einem Satz?

Kornelia Wolf: Ich bin da, um meine Klienten an der Hand zu nehmen, wenn sie es brauchen, und laufen zu lassen, wenn sie gut unterwegs sind.

Sebastian Thalhammer: Was würdest du einem Berufskollegen sagen, der sagt: Alles toll, aber bei uns funktioniert das nicht — der Kunde macht nicht mit?

Kornelia Wolf: Jeder Kunde macht mit, oder es ist nicht dein richtiger Kunde.

Sebastian Thalhammer: So ehrlich muss man sein. Es wird gerne der Klient zum Sündenbock gemacht. Ich stelle dann immer die Frage: Wer hat erlaubt, dass dieser Kunde Kunde geworden ist?

Kornelia Wolf: Vielleicht auch eine Geschichte von einem Architekten von mir. Die Buchhaltung ist ihm wirklich zuwider. Er hat mir oft vier Monate auf einmal in Papier geschickt, weil es so anstrengend war, sich hinzusetzen und seine Zettel zu sortieren. Ich habe ihm ein E-Mail geschrieben: Da ist der Link zu Logisth.ai, lade dir die App herunter, und so lädst du hoch. Seitdem sind wir tagesfertig. Er hat nur das richtige Tool noch nicht gehabt.

Sebastian Thalhammer: Ich bin davon überzeugt, dass der Kunde deswegen nicht mitmacht, weil es bis dato keiner geschafft hat, ihn richtig mitzunehmen auf die Reise. Wenn man das ändert, öffnet sich diese Tür und schließt sich nicht mehr.