DATEV-Exit Österreich: Was diese Kanzlei stattdessen baut — mit Jürgen Gandler

Sebastian Thalhammer: 6. Mai 2026. DATEV verkündet den Rückzug aus Österreich und stellt damit viele betroffene Kanzleien vor die nackten Tatsachen. Es gibt viele Wege, damit umzugehen. Über einen davon spreche ich heute mit Jürgen Gandler von der Gandler Steuerberatung. Er ist seit 2012 DATEV-Kanzlei und war Botschafter der Lösung. Heute nennt er das Ganze ein Geschenk. Jürgen, schön, dass du da bist. Meine erste Frage: Wo warst du, als du diese Information erfahren hast?

Jürgen Gandler: Danke für die Einladung. Eine wahnsinnig überraschende Frage. Ich war in der Kanzlei, und ein Kollege hat mich angerufen und gesagt: „Du, lieber Jürgen, du bekommst heute einen wunderbaren Brief. Einen Liebesbrief von der DATEV.“ Er war sichtlich noch unter Schock und hat gesagt: Das Unvorstellbare ist passiert, sie ziehen sich aus dem österreichischen Markt zurück.

Ich habe gesagt: „Das ist jetzt nicht dein Ernst.“ Doch. Wir hatten im Vorfeld Informationen, dass darüber nachgedacht wird. Ich habe als Steuerberater selbst an die Entscheidungsträger und die vermeintlichen Entscheidungsträger geschrieben und gesagt: Es gäbe bessere Ideen auf diesem Planeten. Sie sind dem Rat des Steuerberaters nicht gefolgt, wie es uns so oft passiert.

Dann die fünf Phasen der Trauer. Die habe ich bis Nachmittag durchlebt.

Und man muss dazusagen: Ich bin seit vielen Jahren mit der DATEV verwoben, als Kunde und in anderen Bereichen. Ich kenne gefühlt fast alle persönlich mit Vornamen, wegen der gemeinsamen Events und der Nachbesprechungen. Und dabei wissen wir alle, dass sie nichts falsch gemacht haben. Die Software funktioniert meiner Meinung nach sehr gut. Es ist ja nicht so, dass das Werk Fehler hätte, wegen derer man sagen müsste, man muss es einstampfen.

Sebastian: Du bist jahrelang ein Gesicht nach außen gewesen. Seit wann begleitet dich DATEV?

Jürgen: Ich habe mich 2012 dafür entschieden. Wir haben es intensiv genutzt, alle Tools. DATEV ist eine riesige Software, gerade mit dem deutschen Paket, was die ganze Organisation anbelangt. Wir haben das bis zum Exzess betrieben, mit allen Hacks, die es gibt. Seit 2012 immer mehr.

Entsprechend ist es bei uns stark integriert. Es ist das Planungstool für die Kanzlei, auch für mich persönlich. Bei jedem Buchhaltungsfall sind Sollstunden und Honorare hinterlegt. Ich kann auf Knopfdruck sagen, was unser Jahreshonorar bei jedem Klienten ist und was es in Zukunft sein wird. Das ist mein Mega-Controlling-Tool. Wir haben es für das gesamte Kanzleimanagement verwendet.

Das war die überraschende Erkenntnis. Wir haben gefragt: Was machen wir jetzt? Und ich habe gesagt: Das Buchhaltungsprogramm schmerzt nicht. Soll, Haben, Datum, Steuercode, Betrag — das ist bei jedem gleich. Wo ist da die große Überraschung? Aber das ganze DMS, das Auftragswesen, das Honorarverrechnungswesen, unsere ganze Fristenverwaltung, die Bescheidabrufe und so weiter. Da hatten wir Workflows integriert, wo wir gesagt haben: Ha. Und wie machst du das?

Das mit der Buchhaltung werden wir schon irgendwie schaukeln, davon haben wir genug am Markt. Aber der Rest tut mir weh, weil das bei uns einfach durchflutscht. Wir haben uns mit diesem Organisationsthema so intensiv beschäftigt, dass wir früher zwei Mitarbeiter mit je dreißig Stunden in der Verwaltung hatten — und heute eine Mitarbeiterin mit round about zehn bis fünfzehn Stunden pro Woche.

Sebastian: Damit geht eine Menge des Assets verloren, das man eingegossen hat. Prozesse, Abläufe, damit die Maschine rund läuft. Und das fällt den meisten Kanzleien erst auf, wenn es so weit ist.

Sebastian: Ich muss meine nächste Frage anders formulieren, damit klar ist, wo ich hin möchte. Jahrzehntelang hat sich die Branche auf einen ungeschriebenen Vertrag verlassen: Am Ende des Tages bleiben die Dinge, wie sie sind. Du hast zehn, zwanzig, dreißig Jahre mit deiner Kanzleisoftware gearbeitet und bist davon ausgegangen, dass es weitergeht. Es gibt große Anbieter am Markt, das wird schon.

Und dann sagt ein großer Anbieter: Wir ändern die Regeln, wir ziehen uns zurück. Damit ist dieses Versprechen des Marktes für alle gebrochen. Für mich als Beobachter ist seither klar: Da ändern sich Dinge in einem Ausmaß, das wir nicht für möglich gehalten hätten.

Und im ersten Moment kann man sagen: Mir wurde der Boden unter den Füßen weggezogen, ich verfalle in Panik. Ich sehe es anders. Ich sehe eine einmalige Chance, ein Geschenk, mein komplettes Konzept neu zu denken. Viele Kanzleien, mit denen ich arbeite, kämpfen ja mit dem Widerstand, dass sie nichts ändern müssen, wenn sie nicht selbst wollen. Das ist immer schwierig für Transformation. Wir haben es in der Pandemie gesehen: In dem Moment, in dem man wirklich musste, ist Innovation passiert. Diesen Rahmen haben österreichische DATEV-Kanzleien jetzt auch. Wie bist du damit umgegangen?

Jürgen: Der erste Impuls war, noch ein oder zwei Jahre festzuhalten und zu fragen, ob wir es weiter nutzen können. Bis auf UVA und Steuererklärungen könnte man den Rest ja weiterführen, die Steuersätze sind hinterlegt. Da war ein klares Nein, was ich verstehe — es gibt Lizenzthemen im Hintergrund, SQL-Datenbanken, Windows-Lizenzen und so weiter. Eingestampft ist eingestampft.

Nachdem ich hinnehmen musste, dass DATEV wirklich weg ist, war der nächste Gedanke: Was ist ähnlich, was könnte uns das Gleiche bieten? Diesen Gedanken haben wir relativ schnell frustriert.

Weil du denkst: Jetzt musst du sowieso die ganze Kanzlei von A bis Z umkrempeln. Und wenn du danach wieder auf dem Status quo landest wie vorher, dann hast du eigentlich irgendwas falsch gemacht im Leben. Das ist meine Herangehensweise.

2012 haben wir mit DATEV wegen der Digitalisierung gestartet. DATEV war damals wahnsinnig weit, gerade im deutschen Markt: Banken einspielen, digitale Belege. Andere Hersteller haben mit dem Thema erst begonnen. Wir waren eine der ersten zehn Kanzleien, so wurde es mir zumindest nachgesagt, die mit Digitalisierung angefangen haben. Das war cool, lässig und hat wahnsinnig Spaß gemacht — und ist natürlich ausgelaufen. Die letzten Jahre waren wir nicht mehr vorne dran, weil der Markt aufgeholt hat. Da hat mir ein bisschen die Herausforderung gefehlt.

Jetzt haben wir zwei Jahre Vorlauf. Das ist mega. Bei welcher Software hast du das? Das ist nämlich die vierte Software in den letzten zwölf Monaten, die bei uns den Dienst aufgegeben hat, und die anderen waren schneller. Von Elba Business, das eingestellt wurde, bis zu Produkten, die Überleitungen in der Buchhaltung gemacht haben: Rechnet sich nicht mehr, drei Monate Zeit, danke, auf Wiederschauen. Da mussten wir relativ schnell agieren. Zum Glück waren es keine zu großen Produkte, und zum Glück hat es Ersatz gegeben.

An dieser Stelle Danke an mein Team. Du brauchst einen Haufen Mitarbeiter, die am nächsten Tag sagen: Okay, dann probieren wir halt was Neues aus.

Jürgen: Der Overhack ist meine liebe Mitarbeiterin Jutta, die nächstes Jahr laut staatlicher Restriktionen in Pension geht — laut Kanzlei Gandler noch lange nicht. Die kommt immer wieder mit neuen Softwareprodukten und sagt: Jürgen, ich habe wieder etwas ausprobiert, schaust du dir das an? Sie hat bei uns schon vier, fünf Softwareprodukte ins Haus gebracht.

Wie immer ist Technologie eine Mindsetfrage und keine Altersfrage. Das erzähle ich immer gern voller Stolz, weil es diese Vorurteile gibt: ältere Mitarbeiter und EDV, geht nicht. Nein, ganz im Gegenteil.

Jürgen: Nachdem klar war, es wird nicht das Gleiche wie DATEV, war die Frage: Was ist der nächste Sprung? Nicht nur ein System, das funktioniert, sondern eines, das wieder für zehn Jahre trägt. Und da kann der Sprung eigentlich nur in die KI gehen.

Mein Gedanke ist, ein System zu suchen, das total offen ist für alle KI-Varianten. Viele Softwareprodukte haben ein DMS. Das funktioniert auch toll, man kann Sachen finden, ablegen, zuweisen. Aber kaum ein System ermöglicht es einer KI, dort hineinzumarschieren und zu sagen: Und jetzt sage ich dir mal etwas, das du noch nicht weißt über deinen Klienten.

Zum Beispiel: Aufgrund des E-Mail-Verkehrs mit deinem Mitarbeiter weiß ich, dass dieser Klient ein bisschen angepisst ist. Als Chef wäre es gut, wenn du anrufst und fragst, wo die Schwierigkeiten liegen. Oder die KI kommt drauf und sagt: Dein Mitarbeiter A bucht die Handwerker durch wie sonst nichts, super Performance — aber wenn du ihm noch einen Arzt gibst, dann schießt er das Loch, weil er mit dem nicht zurechtkommt. Warum auch immer, vielleicht hat er schlechte Erfahrungen gemacht. Das sind alles Daten, die wir nicht herausfiltern können und für die wir auch die Zeit nicht haben. Dafür wäre die KI da.

Deshalb suche ich ein System, das so offen ist, dass ich jede KI draufschalten kann. Und wenn es nicht funktioniert, kommt die nächste. Mit den KI-Apps ist es wie mit Sand am Meer, es gibt hunderttausend Sachen. Man muss sich in der Tiefe damit beschäftigen und das Werkzeug gescheit trimmen, wie bei jedem Werkzeug. Ich möchte ein System, das das in allen Bereichen zulässt.

Und ich sage ganz offen: Danke auch an den Circle, wo ich glücklicherweise dabei bin. Das ist so inspirierend. Ich sehe immer, was andere Kanzleien machen, und denke mir: Boah, wie schwach sind wir eigentlich? Wir haben die Hälfte verschlafen. Das habe ich vor Kurzem in der Kanzlei thematisiert und gesagt: Liebe Leute, wir müssen jetzt Gas geben.

Wir werden in drei bis fünf Jahren keine Buchhaltung mehr machen. Es wird eine Datensatzverarbeitung sein. Und für Datensatzverarbeitung brauchen wir dann keine Menschen mehr oder nur wenige — vielleicht noch jemanden zur Kontrolle, oder zur Kontrolle der KI, die schon kontrolliert hat.

Auf jeden Fall werden wir etwas anderes am Markt anbieten müssen. Es gibt genug Länder, wo es anders läuft. Wir haben Kollegen in der Schweiz, die sagen, mit Buchhaltung und Lohnverrechnung verdienen sie sowieso kein Geld, das ist ein Durchläufer. Die Schweizer UVA hat zwanzig Zeilen, mehr brauchen die nicht. Eine Kollegin hat mich angerufen und gefragt: Was ist mit euch los, wieso hat das sechs Seiten? Da habe ich gesagt: Willkommen in der EU. Und High End habe ich in Italien erlebt: Dort kostet eine Abrechnung in der Lohnverrechnung fünfundvierzig bis fünfzig Euro. So komplex und so speziell, und das ist markttüblich.

Zusammenfassend: Der Weg in die Zukunft ist aus meiner Sicht, Systeme zu schaffen, die offen sind, und mit Systemen zu arbeiten, die viel zulassen. Und dann kommen die strukturellen Themen, und die sind riesig. Wie verbinden wir alle technologischen Möglichkeiten so miteinander, dass am Ende etwas herauskommt, mit dem wir als Menschen arbeiten können?

Sebastian: Du weißt, wo du hin willst, weil sich das Geschäftsmodell der Branche sehr wahrscheinlich komplett neu erfinden muss. Und weil das so ist, musst du jetzt die Weichen legen. Ich habe im Juni ein rund fünfzigseitiges Dokument über die möglichen Pfade herausgebracht, die vor Kanzleien stehen. Und du hast genau den gewählt, von dem ich gesagt habe, dass er der spannendste ist.

Ich will die anderen kurz aufzeigen, weil ich einlade, sich selbst zu verorten — unabhängig davon, ob man DATEV-Kanzlei ist. Der erste Pfad ist das würdevolle Ende. Es gibt Kanzleien, die sagen: Ich habe noch fünf Jahre, und jetzt kommt das. Da gehe ich lieber in Rente, als den nächsten Sprung zu machen.

Jürgen: Da möchte ich kurz Einspruch anmelden. Meine Mitarbeiterin hat aus ihrer Gemeinde ein Angebot bekommen — Angebot ist vielleicht übertrieben. Der Steuerberater dort geht in ein paar Jahren in Pension, und sie soll die Kanzlei übernehmen. Sie hat gesagt, das kann sie sich auf keinen Fall vorstellen. Erstens Steuerberaterin werden, aber das ist nicht das große Thema. Sie hat gesagt: Da ist nichts digital. Jetzt müssten sie erst die Klienten digital machen, dann die Mitarbeiter, dann alles aufbauen und starten. Absolut uninteressant.

Und ich glaube, das verkennt die Branche etwas, vor allem Richtung Pension. Das wird dann leider nur zum Zusperren. Früher war der Exit eines Steuerberaters noch mit sehr viel Geld verbunden: Ich habe einen Haufen Klienten, die ich übergeben kann, einen super Klientenstock mit Mitarbeitern und ein funktionierendes System.

Ich habe 2019 meine letzte Kanzlei gekauft, das war ein richtiger Deal. Heute würde ich sagen: Ich würde sie nicht einmal geschenkt nehmen. Einfach weil der Prozess mehr Geld kostet, als er bringt. Die Mitarbeiter wären vielleicht nicht das große Thema, aber die Klienten noch überzeugen zu müssen, nachdem man Geld ausgegeben hat, ist ein schmerzhafter Prozess.

Selbst wenn ich fünf Jahre vor der Pension bin, würde ich ganz schnell schauen, dass ich einen technologischen Sprung mache und dass das läuft. Sonst sind ein paar hunderttausend Euro einfach weg. Und so groß kann der Sprung gar nicht sein — in meiner Welt kann das gar nicht so viel Geld kosten wie das, was ich verliere, wenn ich es nicht mache.

Sebastian: Absolute Zustimmung. Mit dem würdevollen Ende meine ich aber tatsächlich: Wir machen einen Hut drauf. Solche Kanzleien sind in der Regel unverkäuflich, weil genau diese Schritte nicht gemacht wurden. Wenn dir dann noch die Kanzleisoftware weggenommen wird, ist das Ding durch. Du kannst zwei Jahre deine Klienten darauf vorbereiten, dass sie sich jemand anderen suchen.

Wir haben Podcasts mit Kollegen aus Deutschland aufgenommen, wo der Markt um einen X-Faktor größer ist. Dort ist das Fakt: unverkäufliche Kanzleien sind an der Tagesordnung. Diese Geschichte vom Jahresumsatz-Multiple kannst du bei nicht zeitgemäßen Kanzleien vergessen. Ich kenne es auch aus dem Future Tax Collective: Mitglieder haben Kanzleien gekauft und den Fehler gemacht — du kaufst die gehübschte Braut, und im Umstieg kommst du drauf, dass dir Klienten und Mitarbeiter davonrennen.

Jürgen: Eine schöne Beerdigung.

Sebastian: Eine Beerdigung, weil es alternativlos ist. Wenn ich fünf Jahre vor der Pension bin und schon vorher Schwierigkeiten hatte, die Digitalisierung mitzutragen, dann nehme ich diese Hürde nicht. Warum jetzt auf einmal, wo du es dreißig Jahre nicht gemacht hast?

Der zweite Pfad ist das, was die meisten machen, verständlicherweise. Ich nenne ihn nach Alf Poier: Das ertrinkende Kind rettet sich ins Feuer. Du nimmst das Nächstbeste, was am Markt ist, und hast in drei Jahren dieselben Probleme wie vorher, nur mit einer anderen Software im Budget.

Jürgen: Wir sind in einer wahnsinnig schnelllebigen Zeit, softwaretechnisch. Und die Schnellsten sind unsere Klienten. Meine Lieblingsstory ist von 2012. Ich bin zu einem meiner Lieblingsklienten gegangen, mit dem ich mich sehr gut verstehe und der schmerzbefreit ist, und habe gesagt: „Kurt, du hast so ein Glück, dass du mich als Steuerberater hast.“ Er schaut mich an, lacht und fragt: Was hast denn? Ich sage: Ab sofort kannst du mir alle Belege digital anliefern. Wie cool ist das? Du kannst das über eine Plattform hochladen, du kannst mit deinen Lieferanten reden, dass sie per E-Mail schicken, wir können Belege einscannen.

Dann sagt er: Jetzt kommst du mal mit. Wir gehen in sein Büro, er hockt sich hin, macht die Ordner auf und sagt: Schau, ich habe schon alles digital. Alle Rechnungen digital, alles beim Projekt abgelegt — eine Elektrikerfirma in Innsbruck mit damals über zehn Mitarbeitern. Und dann sagt er: Das Ausdrucken und die Ordner Vorbeibringen, das habe ich nur für dich gemacht.

Ich sage: Wie, du bist schon lange digital? Und jetzt hast du mich auch noch digital, wie toll ist das? Und dann bin ich hinausgegangen. Kurz davor hatte ich die Einladung bekommen, im Berufsstand in Wien einen Vortrag über digitale Buchhaltung zu halten, weil wir eine der ersten sind. Wie toll sind wir denn. Und dann habe ich mir gedacht: Oh mein Gott, haben wir als Berufsstand viel verschlafen. Der war 2012 schon digital, und wir haben da erst angefangen, mit allen Kinderkrankheiten. Der Klient hat gesagt: Schön, dass du auch in der Zukunft angekommen bist.

Sebastian: Das resoniert stark mit mir, weil meine Story ähnlich war. Ich habe mich 2014 nach meiner Weltreise selbstständig gemacht und hatte immer schon alles digital, das war für mich der Status quo. Meine erste Bilanzbuchhalterin hat mich genötigt, alles auszudrucken, und ich habe es mir sagen lassen, so hörig war ich. Nach sechs Monaten habe ich mir gedacht: Alter, was tue ich da eigentlich, ich drucke meine Zettel aus?

Dann bin ich zu einer Kanzlei gegangen, die sich digitale Kanzlei schimpfte. Und dort habe ich nach der ersten Quartalsabrechnung festgestellt, dass sie meine digital übermittelten Belege aus ihrer Dropbox ausgedruckt und dann in ihr System eingetippt haben. Das war ihre Definition von digital. Und sie waren so frei, mir diese Arbeitszeit auch zu berechnen: acht Minuten Bearbeitungszeit pro Beleg. Und das haben sie mir in einer Selbstverständlichkeit erklärt, dass ich mir gedacht habe, ich habe das unterschätzt.

Es zeigt sehr stark, was du gerade gesagt hast: Die Branche erlebt die Asymmetrie dessen, was eigentlich Status quo ist, ganz anders. Und jetzt ändert sich das stark. Der Unternehmer ändert seine Erwartungshaltung und sagt: Moment, warum soll ich mich dir in Systemen anpassen, die aus einer anderen Zeit kommen? Du wirst zu einem Schnittstellenbruch in meiner Organisation.

Jürgen: Ich erinnere mich zurück, mein Papa ist selbst Steuerberater und seit kurzem in Pension. Als Kind zu Weihnachten weiß ich noch, was er für Geschenke von Klienten heimgebracht hat. Das gibt es nicht mehr, die gute alte Zeit ist vorbei. Im ländlichen Bereich hat man immer gesagt: Bürgermeister, Pfarrer, Arzt und Steuerberater, in dieser Reihenfolge. Jedem hat man kurz vor Weihnachten ein Geschenk gebracht, weil man auf ihn angewiesen war.

Die Zeit ist jetzt eine andere, die Erwartungshaltung hat sich massiv geändert. Ein Klient hat mir gesagt: Er hat eine Kanzlei, die betreut ihn seit Jahren, prinzipiell ist er zufrieden. Was ihn stört: Er schickt die Belege hin, sie werden alle ausgedruckt und dann händisch verbucht. Und er will nicht, dass sein Steuerberater technologisch schwächer ist als er. Er will auch mit seinen Geschäftspartnern zumindest ein Minimum an technologischem Standard haben.

Vor fünf Jahren war das ein ganz großer Trend. Wir haben viele Klienten bekommen, die einfach auf Augenhöhe sein wollten. Und in fünf Jahren wird das wieder das Gleiche sein. Die Ansprüche werden wirklich höher.

Jürgen: Es wird auch das Momentum kommen — das ist eigentlich schon da —, wo wir uns über das Thema Honorarrechnung ganz andere Gedanken machen müssen. Früher war die Faustregel: An der Buchhaltung verdienst du nicht viel, mehr am Abschluss, je nachdem wie die Buchhaltung dabei war, und an der Beratung. Wenn diese Leistungen wegfallen, wird es mehr in die Beratung gehen. Dann werden Stundensätze, wie sie Anwälte haben, bei Steuerberatern irgendwann Tagesprogramm werden müssen. Oder Monatspauschalen wie bei Unternehmensberatern, wo man wirklich mit Jour fixe arbeitet.

Das ist auch der Weg, den ich mit meiner Kanzlei beschreiten möchte. Wir machen gerade Testläufe mit Beratungspaketen, ob das für den Klienten spannend ist oder nicht. Wir warten das Feedback ab. Wir haben eine sehr breite Expertise an Erfahrungen, die können wir super weitergeben. Man muss nur diese Lanze brechen und dem Klienten sagen: Hey, wir kennen uns aus. Wirklich aus, nicht nur beim Thema Steuern, sondern in vielen anderen Sachen, einfach weil wir so viel gesehen haben.

Diese Erfahrung ist unglaublich viel wert. Wir haben hunderte Klienten über viele Jahre und haben schon so viel gesehen und erlebt. Wir wissen, was alles schiefgehen kann im Leben, und wir können die größten Fallen auf jeden Fall benennen — sei es beim Testament, bei der Firmengründung, beim Geschäftspartner, den du dir nimmst. Alles Fragen, wo du sonst niemanden hast.

Verglichen mit Unternehmensberatern haben wir den großen Vorteil, dass wir selbst eine große Struktur an Klienten haben, aus der wir einen wahnsinnigen Erfahrungsschatz bekommen. Ich habe mir zur Angewohnheit gemacht, meine Klienten zu fragen: Warum seid ihr erfolgreich, oder warum seid ihr es nicht? Da lernt man extrem viel. Und ich habe dann versucht, selbst alles umzusetzen, was meine guten Klienten gemacht haben. Nimm deine zehn besten Klienten, nimm die zehn besten Gründe, warum sie erfolgreich sind, reflektiere es aufs eigene Unternehmen — und fertig.

Sebastian: Ihr habt noch etwas, das gerne übersehen wird, weil es so offensichtlich ist, und das euch in eine Position bringt, in die nicht einmal der beste Unternehmensberater kommt. Zum einen die Erfahrung, zum anderen die faktische Wahrheit. Die Kombination macht es so wertvoll. Ich kann dir Storys erzählen, wie ich glaube, dass die Dinge sind. Aber am Ende des Tages habt ihr das Instrument, die Fakten, mit denen man sagen kann: Wie sehr weicht die Story von der Realität ab, und wo genau müssen wir an den Schrauben drehen?

Du kannst dich selbst bescheißen, du kannst dir erzählen, dass alles super rennt. Da steht was anderes. Ein richtiger Unternehmer weiß es zu schätzen, wenn ihm jemand sagt: Hey, du glaubst, du sitzt hier oben, aber du bist da.

Jürgen: Da gebe ich dir vollkommen recht. Was ich auch spannend finde: Wir sind einer der wenigen Marktteilnehmer, die ihre Klienten regelmäßig auch einmal zusammenstauchen müssen. Und das ist ein echter Zwiespalt: Einerseits kümmern wir uns um den Klienten und betreuen ihn, andererseits müssen wir ihn manchmal zusammenstauchen. Nicht einmal wir Steuerberater trauen uns dabei recht — unsere Buchhalter, die die Belege nicht bekommen, oder die Lohnverrechner, die auf Unterlagen warten: Sollen wir jetzt abmelden oder nicht, und wenn, wie?

Ich habe zwei Steuerberater im Team, und da sage ich immer: Ihr müsst für euch selbst einen Weg finden, wie ihr Sachen erklärt. Ich bin einer, der sehr direkt ist, ohne Zuckerguss. Ich sage, wie ich es mir denke, weil ich gut schlafen können will. Ich will nicht irgendwann aufwachen und denken: Dem habe ich das nicht glaubhaft gesagt, weil ich es in Zuckerwatte gepackt habe. Ich komme hin und sage: Wenn das so weitergeht, glaube ich, dass du pleite gehst. Das sage ich geradeaus.

Es will ja nicht jeder hören, das ist mir klar, und es beherzigt auch nicht jeder die Ratschläge. Das ist okay, es ist nicht mein Geld und nicht meine Firma. Neunundneunzig Prozent nehmen es an, und das eine Prozent, das es nicht hören will, ist auch vollkommen in Ordnung.

Jürgen: Was wir lernen müssen, ist, mit den Mandanten anders umzugehen und mit den Daten anders umzugehen. Wir bröseln gerade Beratungsmandate auf. Ich sage zum Klienten: Wünsch dir was. Und dann kommt eine E-Mail, die wirklich sehr lang ist.

Es war ein lustiger Aha-Effekt. Ein Mitarbeiter kommt zu mir und sagt: Der Mandant hätte gerne Controlling. Ich sage: Klingt toll, fragen wir mal, was er wirklich haben will. Controlling ist ja der Begriff für alles. Für manche heißt es Vergangenheitsbewältigung, für manche heißt es wirklich: Schauen wir bitte in die Zukunft.

Dann kommt ein ganz langes E-Mail zurück, mit einem Haufen Punkten und spannenden Fragen, wo ich sage: Wenn ich das von diesem Unternehmen alles habe, bin ich echt happy. Das ermöglicht wahnsinnig viel für die Unternehmenssteuerung. Wir haben es uns gemeinsam angeschaut, und mein Mitarbeiter hat geschnauft und gesagt: Wie sollen wir das jetzt schaffen?

Und ich sage: Das ist das Lustige. Wir sagen seit Jahren, wenn wir mal Zeit haben, nehmen wir uns richtig Zeit, den Klienten gut zu beraten. Jetzt haben wir die Zeit, jetzt würde die Beratung gehen. Was machen wir denn jetzt?

Und jetzt beginnt das Spannende. Wir bekommen dreißig Prozent der Informationen überhaupt aus der Buchhaltung, und das ist relativ einfach. Das ist gar nicht der wichtige Punkt. Wir gehen her und schauen uns die Systeme des Klienten an: Wie kommen wir zu den Daten? Wie können wir sie easy aufbereiten? Wir machen uns mehr Gedanken über Schnittstellen und Datenanlieferung als über die Interpretation irgendwelcher Zahlen. Wir müssen schauen, dass wir die Verträge nicht in Excel hineinklopfen, das will ich nicht mehr, das muss automatisch erfolgen. Und dass wir Umsatzplanungen bis Jahresende hinkriegen: Wenn fünf Klienten wegfallen, Szenario A, wenn fünf dazukommen, Szenario B. Das waren die Anforderungen des Klienten. Das ist voll spannend und aufs Erste natürlich für alle voll überfordernd.

Sebastian: Du gehst jetzt nicht den offensichtlichen Weg des nächsten Kanzleisystems, sondern hast zwei Jahre Zeit, dir in Ruhe die Optionen anzuschauen. Welche Fragen stellst du dir? Woher nimmst du die Inspiration? Wovon schaust du dir was ab?

Jürgen: Eine Anekdote dazu. Als es verkündet worden ist, haben die Mitarbeiter gesagt: Jetzt müssen wir die eine Software nehmen, bleibt uns nichts anderes übrig. Und ich habe gesagt: Nein, nein, das machen wir im Excel. Irgendwann kommt ein Mitarbeiter zu mir und fragt: Du, Jürgen, hast du dich schon entschieden, wie wir es machen? Ich sage: Nein, so schnell geht das nicht, und ich möchte ein paar technologische Sprünge nach vorne machen. Und dann hat er gesagt, er ist sich nicht mehr sicher, ob wir es nicht wirklich in Excel machen. Er traut es mir zu, dass wir künftig alle Buchhaltungen in Excel machen. Da habe ich gesagt: Gute Idee, lass mich darüber nachdenken.

Wir bleiben als Kanzlei offen. Einerseits ziehe ich wahnsinnig viel Inspiration aus dem Circle, weil da Leute drin sind, die ganz anders denken. Ich liebe diesen Pragmatismus der Kollegen. Der Austausch ist extrem spannend, und ich freue mich schon auf das intensive Seminar im Herbst.

Zweitens: Ich nehme Inspiration von meinen besten Klienten. Ich habe im Circle einmal erzählt, dass ein Klient sich um vierzigtausend Euro eine Software programmieren lassen hat, genau auf sein Unternehmen zugeschnitten, damit alles digital durchflutscht.

Wir Steuerberater sind ja nicht der Meinung, dass Software viel kosten darf. Und maßgeschneidert muss es sein, und irgendeiner muss das für uns perfekt machen. So war der Markt bisher. Bei den Ansprüchen, die ich habe, wird das in dieser Form nicht mehr möglich sein. Das werden viele Tools sein, man wird selbst etwas machen und selbst Geld in die Hand nehmen müssen. Das ist nicht mit zweitausend Euro gemacht, das wird einiges kosten.

Ich habe eine Wünsch-dir-was-Liste geschrieben und rede jetzt mit verschiedenen Leuten am Markt. Wir sind zum Beispiel stark bei SharePoint unterwegs. Ich bin da recht unverschämt und frage: Können wir da was machen oder nicht? Kennt ihr euch aus oder nicht? Und wenn nicht, sagt es gleich. Kosten darf es auch nichts, und wir müssen gleich überlegen, wie viel wir zahlen.

Was ich in der aktuellen Zeit sehr genieße: Man bekommt total schnelle und klare Antworten. Früher hieß es: Müssen wir schauen, ob das geht, nehmen wir in die Wartungsschiene auf, bla bla. Fünf Jahre später hängst du beim gleichen Problem. Wenn ich heute ein Softwareprodukt anfrage, schon bei den Demos: Kann es das, das und das? Ja, ja, nein. Ganz klar. Der Verkaufsdruck ist anscheinend nicht mehr so groß, oder die Unternehmen haben verstanden, dass ihnen falsche Versprechungen um die Ohren fliegen.

Ein ganz einfaches Beispiel von meiner Liste: eine Bescheidprüfung. Die haben die Softwarehersteller ja, aber sie hat bis zu achtzig Prozent funktioniert und nicht zu hundert. Warum muss ich das E-Mail noch selbst schreiben? Warum hole ich mein Steuerkonto heraus, gebe das hinein und sage: Du musst bis dahin so viel bezahlen, und vielleicht noch CC an jemanden?

Woran ich denke, ist ein Klienten-Dashboard. Ich mache den Klienten auf und sehe: Wo ist der Stand der Buchhaltung? Wo ist der Stand der Lohnverrechnung? Wie sind die Sozialversicherungsnachbemessungen? Welche Wellen kommen noch? Wir sind in der Steuer unterwegs, und übrigens: rotes Lämpchen, dreißig Prozent mehr Umsatz als im Vorjahr.

Und am liebsten nicht erst, wenn ich hineingehe und den Klienten aufmache, sondern ich bekomme in der Früh eine E-Mail: Achtung, das musst du dir jetzt anschauen, der hat dreißig Prozent mehr Umsatz als im Vorjahr. Könnte Zufall sein, weil er früher auf Urlaub geht und deshalb früher abrechnet — auch das ist ein Klassiker. Es könnte aber etwas anderes sein. Da möchte ich hin: dass wir schnell in die Tiefe gehen können, den Klienten anrufen und sagen: Du, ich habe gesehen, dreißig Prozent mehr Umsatz. Ist das Zufall? Oder ist es wirklich so gut, und das geht bis Jahresende weiter? Dann müssen wir jetzt etwas machen, weil du sonst in der Steuer explodierst. Und ich will das jetzt geklärt haben, nicht am Jahresende.

Sebastian: Da sehe ich den Hebel für alle Kanzleien und Unternehmer gleichermaßen, und das ist ein Mindset-Shift. Du hast jetzt in all diesen Zukunftsthemen kein einziges Mal die Frage gestellt, was du brauchst, um die Buchhaltung um vier Komma sieben Prozent effizienter zu gestalten. Also die nach innen gerichtete Perspektive.

Stattdessen höre ich von dir immer Fragestellungen mit derselben zugrunde liegenden These: Wie müssen wir aufgestellt sein, damit wir ein besseres Klientenerlebnis haben, klientenorientierter sind, eine größere Wertschöpfung betreiben? Das ist die klientenzentrierte Perspektive, die du vermutlich schon lange hattest. Deswegen bist du da, wo du bist.

Und ich sehe immer die Kanzleien, die in ihrer Digitalisierungsoffensive strugglen, weil sie sich nur die Frage stellen: Wo kann ich ein bisschen schneller werden? Und sich nie die Frage stellen: Warum mache ich das eigentlich? Wenn ich es nicht für den Klienten mache, der mir die Rechnung zahlt — für wen dann? In dieser Perspektive kann man sich bessere Fragen stellen und bekommt bessere Antworten.

Anbieter gibt es wie Sand am Meer, und sie werden durch Vibe Coding nicht weniger. Wir beide könnten uns heute Nachmittag hinsetzen und irgendein Tool zusammenstoppeln, das gar nicht schlecht wäre. Das geht jetzt. Aber es würde vermutlich nicht das eigentliche Problem lösen: Wohin entwickle ich meine Kanzlei? Also die Frage zurück an dich: Wie siehst du deine Kanzlei 2030?

Jürgen: Ein Callcenter. Mitarbeiter, die mit dem Headset vor dem Computer sitzen und Klienten beraten. Die links eine Liste haben mit Mandanten, die sie intensiv betreuen, wirklich one-to-one. Und wo sie sagen: Du, pass auf das auf. Oder: Ich möchte dir etwas mitgeben. Oder: Hast du das überhaupt schon gewusst?

Wir werden die Fallen herausfinden müssen, die es am Markt für unsere Klienten gibt — und da gibt es genügend —, und das so aufbereiten, dass Berater und Klienten die Themen verstehen.

Ich berate gerade sehr viel zu Testament und Vorsorgevollmacht. Da gibt es dieses klassische Gespräch. Ich sage: Schau, wenn du stirbst, ist der gesetzliche Erbe ein Drittel die Frau, zwei Drittel die Kinder. Und der Klient sagt: Das finde ich super. Ich sage: Ich finde das schlecht. Er fragt: Wieso, wie kann das sein? Ich sage: Stell dir vor, du hast ein Haus, du bist Alleineigentümer. Ein Drittel deine Frau, zwei Drittel die Kinder. Wer schafft noch mit im Haus? Du hast minderjährige Kinder, und das Dach gehört saniert. Es kommt keine Bank der Welt mehr ins Grundbuch, weil das Familiengericht nie zustimmen würde. Da ist deine Frau mit einem Drittel Haus einfach angeschossen. Wenn du das so haben möchtest, bitte gerne, aber ich kenne keinen, der das so haben möchte. Und dann sagen die Klienten: Das ist mir gar nicht so bewusst gewesen.

Für mich ist das ein super Beispiel, was Beratung heißt. Der weiß den Inhalt, der weiß auch, was es bedeutet — aber bring ihm mal ein Beispiel, was das in der Praxis heißt. Gerade gestern habe ich mit einem Finanzdienstleister über dasselbe Thema gesprochen. Der hat gesagt: Wir haben es gerade probiert, Finanzierung, Aufstockung des Gebäudes, ein Mehrwert entsteht, dann die Bank ins Grundbuch. Es gibt ein minderjähriges Kind. Gericht sagt nein. Never ever, vergiss es. So schnell hat er in seinem Leben noch nie ein Nein gehört. Die Bank hätte es gemacht, das wäre kein Thema gewesen.

Das ganze Wissen ist ja kein Geheimnis, das wissen wir alle. Aber dann zu zeigen, was es in der Praxis bedeutet: dass mein Konto gesperrt ist, wenn ich sterbe, und zwar richtig gesperrt. Da kommt keiner mehr zu. Ich erlebe es oft, dass die Verwandten der Witwe oder dem Witwer Geld geben müssen, damit sie etwas zum Essen kaufen kann. Eine Testamentseröffnung habe ich selbst erlebt: ein halbes Jahr. Ein halbes Jahr musst du überbrücken. Den Strom zahlen, die Autoversicherung, weil das Auto auf sie oder ihn angemeldet ist, das Telefon. Das wird immer noch eine große Aufgabe von uns Beratern bleiben.

Sebastian: Absolut. Und du sagst „beraten“, meinst aber etwas anderes. Das Wort Berater ist erstens durchgenudelt und zweitens hat jeder eine andere Idee davon. Information war nie das Problem: Es gibt seit zwanzig plus Jahren Google, YouTube, Wikipedia. Jetzt kommt der Faktor Intelligenz auf Knopfdruck. Super, aber es fehlt immer noch die wichtigste Komponente, nämlich die Implementierung.

Und das braucht mehr Menschen, die die Rolle des professionellen Antreibers einnehmen können, die sich proaktiv hinsetzen und sagen: Schau her, da ist die Info, da ist mit ein bisschen Erfahrung die Konsequenz — und jetzt geht es an Schritt drei, ich bringe dich dorthin, wir setzen das um. Der Klassiker ist: Wir alle wissen, dass wir irgendwann sterben, und fast niemand bereitet sich darauf vor.

Jürgen: Das Einzige, was fix ist im Leben, und darauf bereiten wir uns nicht vor. Auf alles andere schon.

Sebastian: Du hast viel Austausch mit Kanzleien, auch durch deine Rolle. Wo verrennen sich Kanzleien in dieser Phase?

Jürgen: Das Wording ist perfekt. Ich glaube, das Problem ist genau das: jetzt zu rennen. Zu fragen, wer der nächstbeste Anbieter ist, wer ähnlich ist oder genauso viele Probleme löst, vielleicht drei mit und fünf nicht, und dort hineinzustarten.

Denn in meiner Vorstellung ist die Frage: In wie vielen Jahren werden diese Systeme gar nicht mehr notwendig sein? Wird eine Kanzleisoftware in dieser Form noch notwendig sein, wenn immer eine KI da ist, die über die Daten fährt und sie so aufbereitet, dass man in Wahrheit keinen Menschen mehr dafür braucht?

Wir arbeiten ja alle ungelogen daran, und das seit fast fünfzehn, zwanzig Jahren, an jeder einzelnen Stellschraube — damit wir es genau so hinkriegen, dass es uns selbst nicht mehr braucht. Es ist ja so. Und die Zukunft geht genau in diese Richtung. Es wäre ein Fehler zu glauben, dass es nicht so ist.

Deswegen mache ich es so: kurz innehalten und nachdenken, was der Schritt danach ist. Wir haben wirklich das Glück — mittlerweile sehe ich es ausschließlich als Glück und als Chance —, sagen zu können: Ich muss mich jetzt bewegen. Und der Zeitpunkt ist perfekt. In fünf Jahren bin ich bei diesem Thema schon Nachläufer, davon bin ich überzeugt.

Wir haben jetzt zwei Jahre Zeit, uns zu überlegen, was wir tun, und das sollten wir nutzen. Abgesehen davon sind wir als Kanzleien momentan wahrscheinlich total beliebt bei den Softwareanbietern.

Es gibt auch viele, die so denken wie ich. Alle, die diesen Podcast hören und sich denken, der hat ja genau den gleichen Schuss wie ich: Bitte schreibt eine E-Mail an j.gandler@gandler-steuerberatung.at, gerne mit dem Betreff „Schuss“. Ich suche Kollegen, die so denken. Wenn wir mehr sind, können wir uns zusammentun und etwas machen, was wieder federführend ist in der Branche. Und Spoiler: Auch das wird in zehn Jahren wieder abzulösen sein.

Sebastian: Das Timing könnte nicht besser sein. Die Einführung der E-Rechnung steht in ein paar Jahren an, nach aktuellem Stand sagt Österreich 2030 — wir sind gut im Verschieben, aber es schaut gut aus. Du hast absolute Umwälzungen am Softwaremarkt. Und du hast einen Runway von zwei Jahren. Das ist nicht unendlich, aber es ist nicht nichts. Ich kann mich in Bewegung setzen, ohne zu rennen. Der größte Fehler wäre, das wegzuwischen, den Nächstbesten zu nehmen und zu glauben, das Problem sei gelöst. Idealerweise mache ich es nicht allein, weil ich nicht 360 Grad schauen kann. Dafür brauche ich andere Perspektiven.

Jürgen: Den Spaß habe ich mir gegeben. Ich habe wirklich probiert zu schauen, was es am Markt gibt. Das Thema ist nach einem Tag gelöst, weil du keine Chance hast. Jede Software kann immer alles, gerade in der Beschreibung. Selbst wenn du dich mit den fünf Besten intensiv auseinandersetzt, sind zwei Wochen vorbei. Und dann hast du erst fünf angeschaut, und der Markt ist viel größer.

Ich glaube, dass die zukünftige Software in der Steuerberatung ein Stückwerk aus vielen Apps wird, bei denen wir schauen müssen, dass sie ineinandergreifen. Das wird die Challenge. Und dann modular aufgebaut: Wenn es in einem halben Jahr eine bessere App gibt, wird die alte hinausgeschmissen und die nächste integriert. Super Beispiel ist die KI. Beste KI ever vor einem halben Jahr, heute ist es ein anderes Modell. In einem Jahr lachen wir darüber, und in drei, vier Monaten ist es wieder anders.

Wir haben mehrere verschiedene im Einsatz. Jeder Mitarbeiter hat sein Favorite, und jeder darf sein Favorite hernehmen. Und wenn wir eine Frage haben, lassen es drei Leute durch drei KIs laufen und bekommen hoffentlich nur drei Antworten.

Jürgen: Die Zeit könnte nicht besser sein. Und da muss man ehrlich sagen: So überraschend, schockierend und schmerzhaft die erste Information war — Danke an DATEV. Wir würden uns alle nicht bewegen, und ich selbst nur gedanklich, das muss ich zugestehen, wenn sie diesen Schritt nicht gemacht hätten.

Das ist wahrscheinlich das größte Geschenk, das DATEV ihren Mitgliedern jemals gemacht hat. Wir müssen und dürfen uns bewegen, und das ist eine Riesenchance. Die muss man aufgreifen.

Natürlich denkt man sich immer: Ja, KI, da entwickeln wir uns weiter. Aber das hat jetzt einen ganz anderen Drive: Ich muss ja. Und das Angenehme ist, ganz offen gesagt, auch im Bereich der Mitarbeiter. Es ist klar, dass wir uns verändern müssen, und weil DATEV den Markt verlässt, ist das jedem logisch. Wenn das nicht gewesen wäre und wir hätten gesagt, wir machen jetzt unser eigenes Ding, wäre betriebsintern natürlich Diskussionsbedarf gewesen. Never change a running system. Warum tun wir das jetzt? Was bringt das technologisch?

Und jetzt habe ich Leute, die alle offen sind, die mit Ideen und Vorschlägen daherkommen. Und der Klient kann Beratung bekommen, weil das eine zukünftige Ausrichtung ist. Und soll man noch einmal fragen? Ich sage: Fragen kostet nichts. Allein was das in der Organisation macht, ist wahnsinnig spannend. Ich habe echt coole Mitarbeiter, die diese Verrücktheiten, die ich vorantreibe, mitgehen. Sie verdrehen leicht die Augen und sagen: Oh mein Gott, schon wieder? Und dann machen sie es und sagen: Funktioniert, die und die Vorteile, die und die Nachteile. Und dann frage ich: Machen wir es oder machen wir es nicht?

Ich habe daraus gelernt: Mittlerweile schicke ich meine Mitarbeiter zur Steuerberatermesse. Ich bin für manche Bereiche zu leicht begeisterungsfähig.

Sebastian: Das Geschenk ist der Rahmen, in den dich dieses Manöver bringt. Es ist eine einzigartige Chance, die man super nutzen oder komplett verkacken kann. Weil jedes Transformationsprojekt nicht an der Technologie scheitert, sondern am Widerstand derer, die damit arbeiten oder sich verändern müssen. Darum brauchst du Change Management, Botschafter und all diesen Apparat, damit du solche Mega-Projekte überhaupt machen kannst.

Im Grunde weiß jetzt jeder Mitarbeiter einer betroffenen Kanzlei: Ich muss. Und diese intrinsische Motivation musst du dir sonst erst erschaffen, und das ist nicht einfach. Wenn du dich jetzt gleich ins Nächste hineinschmeißt, nimmst du dir dieses einzigartige Geschenk und hängst wieder in diesem internen „wir müssen halt“.

Jürgen: Man kann es ganz banal sagen: Die Mitbewerber sind technologisch auf demselben Stand — ob Österreich oder Deutschland ist egal. Da ist keiner, der das Oberprodukt hat, sonst wären wir alle schon hingelaufen. Also machen wir es nicht besser, maximal gleich. Und dann hast du einen Haufen Geld ausgegeben, wirklich viel Geld, damit du nachher denselben Stand hast wie jetzt. Mitarbeiter schulen, neue Steuercodes oder was auch immer — und bist eigentlich keinen Zentimeter nach vorne gegangen.

Jetzt kann man sagen: Das eine Tool hat DATEV nicht gehabt und die haben es. Okay, aber das ist auch nicht der große Burner. Wenn ich schon alles von A bis Z anfange — und das muss ich —, beim Klienten, bei den Mitarbeitern, auch servertechnisch, dann muss ich alles neu spielen. Die lieben Chefs müssen lernen, in einem neuen Programm die Rechnungen zu schreiben.

Und da stelle ich mir gerade die Frage: Warum eigentlich muss ich Rechnungen schreiben? Ich finde das vollkommen unnötig. Ich muss eine Leistung anrechnen, bei der ich nicht dabei war, die ich nicht verstehe und die ich nicht gemacht habe. Warum soll nicht der Buchhalter seine Rechnung an den Mandanten schreiben? Und wenn der Mandant fragt, warum, dann kann der Buchhalter genau erklären, warum er zwei Stunden länger gebraucht hat.

Das Schöne am Momentum ist: weg von allen gedanklichen Restriktionen. Ich kann die Wünsch-dir-was-Liste wirklich offen durcharbeiten. Von „warum soll ich die Rechnungen schreiben“ bis hin zu: Beim Einnahmen-Ausgaben-Rechner steht im Gesetz, wir müssen Aufzeichnungen führen. Von Soll und Haben hat keiner etwas gesagt. Wieso eigentlich?

Wir haben das gewohnt und gelernt, das ganze Bilanzierungskonzept. Ein in sich geschlossenes System mit innerer Logik — das musst du mal erklären. Da haben sich zwei um drei Uhr in der Früh zusammengehockt und gesagt: Jetzt machen wir ein Buchhaltungssystem. Fangen wir mit Konto hundert an, weil eins ist blöd. Wie nennen wir das? Nullerklasse. Warum? Klingt cool. Bis Klasse drei haben wir Bestandskonten, dann Erfolgskonten. Mit was hören wir auf? Mit neun. Um sechs in der Früh waren sie fertig und haben gesagt: Jetzt haben wir die Buchhaltung erfunden.

Wenn man es einmal verstanden hat, macht es Spaß. Aber brauchen tut es keiner — im Sinne der doppelten Buchhaltung ja, da brauchen wir es. Aber bei einer Einnahmen-Ausgaben-Rechnung?

Und wenn man sich die Klienten anschaut: Die leben ja nicht von der Buchhaltung. Die warten nicht, bis der Buchhalter die Zahlen liefert. Manche unserer Klienten schon, und die bekommen sie am Fünften, weil sie davon leben. Wer am fünfzehnten Tag seine Zahlen braucht, arbeitet nicht mit diesen Zahlen, weil ohnehin alles schon vorbei ist. Die haben alle eigene Systeme, die fahren ihre Einnahmen und Ausgaben selbst in einem Excel — während wir uns brüsten, wir zeigen dir die Zahlen.

Ein Kollege hat mir einmal gesagt, er findet es so geil, dass wir Buchhaltungsauswertungen versenden. Ich frage: Was machst du damit? Er sagt: Wo die Einnahmen und Ausgaben stehen, das finde ich so cool. Ich sage: Du bist schon seit zehn Jahren Unternehmer. Was bekommst du im Monat von deinem Steuerberater? — Halt ein E-Mail, wo drinnen steht, Zahllast ist gleich. Er findet das voll cool, und deswegen wechselt er jetzt zu mir.

Deswegen sage ich bei Erstgesprächen: Du bekommst eine Einnahmen-Ausgaben-Rechnung pro Monat. Und ungefähr ein Drittel sagt: Cool, das habe ich noch nie gesehen. Ich hätte das nie erwähnt, wenn es mir nicht einer gesagt hätte, weil es für mich Standard gewesen wäre.

Die Klienten, die jeden Monat nur ein E-Mail mit der Zahllast bekommen, haben ein eigenes Rechenwerk im Unternehmen. Die können ja nicht blind dahindüsen. Das heißt, Aufzeichnungen führen sie alle. Die Frage ist nur: Müssen wir das jetzt noch einmal abtüpfeln? Oder nehmen wir vielleicht die her, schießen sie durch eine KI und sagen danke?

Sebastian: Ich fasse zusammen. Du hast etwas Spannendes gesagt: ein System zu haben, das in den Komponenten austauschbar ist, ohne es zu zerstören. Wenn ich merke, ich muss ein Ding auswechseln, weil es meinen Anforderungen nicht mehr genügt, dann will ich das können, ohne das komplette Gebäude umzuwerfen. Bislang war im Grunde das Gegenteil der Fall.

Jürgen: Mit dem Baukastensystem.

Sebastian: Mit dem Baukastensystem, danke. Aber ich muss mir auch den Rahmen überlegen: Wie muss eine Organisation beschaffen sein, damit ich das tun kann, ohne das Rad neu zu erfinden und ohne meine Akteure im System zu überfordern? Grundlage wird eine Datenstruktur sein, die das ermöglicht, damit eine KI überhaupt andocken kann. Das verstehen viele noch nicht, Unternehmen wie Steuerberater gleichermaßen. Ohne Architektur, ohne eine saubere.

Jürgen: Das ist eine große Bauchwehgeschichte.

Sebastian: Das ist eigentlich das, worauf alle hinarbeiten müssten. Es ist unsexy, es ist nicht spannend. Keiner gewinnt einen Preis dafür, dass er sich auf eine Bühne stellt und sagt: Hey, ihr braucht eine saubere Datenarchitektur. Das interessiert keinen.

Jürgen: Aber das ist gerade das Wichtigste. Das ist auch das Thema, über das ich mit anderen Unternehmen gerade spreche. Jeder sagt das Gleiche: Das Wichtigste wird das Fundament der Architektur sein, die Basis. Wo schnüren wir alle Daten hinein, von denen man dann aufbaut? Total unsexy, aber das Wichtigste, sonst fliegt es uns dermaßen um die Ohren.

Und wir müssen realistischerweise damit rechnen, dass sich unsere Daten verzehnfachen. Mit dem Bestand, den wir jetzt haben, ist das schön und nett, aber wir werden ganz andere Größenordnungen haben. Wir werden viel mehr Klientendaten bekommen, weil der Klient irgendwann sagt: Verwalte gleich alles von mir. Oder: Da hast du alles, lass deine KI drüberfahren und dann berate mich.

Sebastian: Und das ist nur eine Dimension der Daten. Du hast selbst gesagt, es geht auch darum, die Beziehung zum Klienten zu managen und zu optimieren. Dann hast du die betriebswirtschaftliche Datendimension, dann die Aktivitäts- und Aktionsdimension: Was haben wir eigentlich gemacht?

Und ein Faktor, der gerne vergessen wird — ich bin ja eigentlich Elektrotechniker, drum haue ich den auch noch raus: Ich muss Wege finden, wo die Daten in einer Form abgespeichert sind, dass sie weiterverarbeitet werden können, unabhängig vom jeweiligen Träger. Das ist der Grund, warum wir so viele Datensilos haben. Der Vendor Lock-in ist geplant: Wenn alles da drinnen ist und ich dir wenig Möglichkeiten gebe, damit zu arbeiten oder sie herauszubekommen — was wirst du dann tun? Den Weg des geringsten Widerstands. Also muss man mitüberlegen, wie ein Basisdatensatz aussehen muss, damit er von egal was und egal wie weiterverarbeitet werden kann.

Jürgen: Und was ich schon ein bisschen verstanden habe, sind die Ebenen. Die Daten eines Mandanten in dieser Struktur sind schön und gut. Aber wenn ich der KI die Frage stelle, welche Branche mein Mitarbeiter am liebsten bearbeitet, dann geht es nicht mehr auf Mandantenebene. Dann brauche ich eine ganz andere Datenstruktur, weil sie übergreifend mitarbeiterbezogen ausliefern muss. Oder: Welche Branchen haben momentan die beste Entwicklung? Oder Branchenvergleiche.

Wenn ich sage, alle Daten wären da, wünsch dir was — dann ist das im ersten Moment die große Überforderung. Im zweiten Moment denkt man nach und sagt: Wow, da geht wirklich viel. Und dann ist wieder die Frage: Wie bringen wir das alles auf ein schönes Packl, wo eine Software drüberfahren kann? Zehntausend PDFs werden es nicht sein können.

Sebastian: Abschließend, Jürgen: Eine Sache, die du einer betroffenen österreichischen Kanzlei mit auf den Weg geben möchtest — was wäre das?

Jürgen: Nicht überhastet einen anderen Softwareanbieter wählen. Innehalten, schauen. Und es werden ja hauptsächlich die Chefs zuhören: bei sich selbst anfangen, was das Mindset anbelangt. Das ist das wichtigste Thema. Ich denke jetzt einfach mal anders, einfach weil ich ganz verrückt bin. Einfach mal für eine Woche, als ob die Welt eine andere wäre: Was wäre wenn?

Weil ich kenne genügend Kanzleien, die bis zur Führungsebene digital sind — und da oben wird ausgedruckt. Da werden E-Mails ausgedruckt und dem Chef auf den Schreibtisch gelegt, Aktenvermerke gemacht und wieder eingescannt. Klar, man ist eine gewisse Art zu arbeiten gewohnt und ändert sie nicht gern, weil es anstrengend ist. Aber da muss man anfangen.

Was der Chef vorlebt, so habe ich es in der Kanzlei und bei meinen Mitarbeitern. Und genauso gut oder nicht gut wird sich die Kanzlei entwickeln können.

Sebastian: Genau so ist es. Ich bin echt gespannt und freue mich zu sehen, was daraus entsteht — und dass wir das aus dem Future Tax Collective mitbegleiten. Wohin uns das Leben die nächsten Monate und Jahre verschlägt, wissen wir nicht. Aber ich glaube, es wird lustig.

Jürgen: Auf jeden Fall lustig. Danke schön für die Einladung. Und danke für den tollen Circle und die ganzen anderen Verrückten, die dabei sind.