KI macht dich ärmer: Warum Kanzleien Werte statt Zeit verkaufen müssen — mit Richard Theiß

Sebastian Thalhammer: Ihr als Softwareanbieter seid gefordert, Lösungen, Technologien, eine Plattform zu liefern, damit die Steuerberatungskanzlei schneller, effizienter, automatisierter arbeiten kann. Gleichzeitig senkt das aber auch die Marge von dem, was man für diese Tätigkeit kriegt. Wie löst ihr dieses strukturelle Problem gedanklich auf?

Richard Theiß: Das Erste, worauf ich da immer schaue: Wie rechnen denn heute Kanzleien überwiegend ab? Zeit. Es wird Zeit verkauft. Und wenn Automatisierungstools kommen, sinkt die Zeit. Aber die kosten ja in der Regel auch was. Dann habe ich einerseits IT-Kosten und weniger Zeit, die ich verrechnen kann.

Sebastian Thalhammer: Die Kosten steigen, ja.

Richard Theiß: Genau, Kosten steigen, und die Zeit, die ich verrechnen kann, sinkt. Das klingt im ersten Moment richtig blöd. Aber man muss schauen: Was ist der nächste Schritt? Ich darf da nicht aufhören zu denken. Bisher ist es so, dass sich der Inhaber einer Steuerberatungskanzlei, die ausschließlich nach Zeit verrechnet, am 01.01. des Jahres seinen maximalen Umsatz für das ganze Jahr ausrechnen kann. Der kann eigentlich, wenn ich nicht neue Mitarbeiter dazukriege, nur blöder werden, weil irgendwer krank ist, irgendwer ausfällt. Für mich aus der Softwareunternehmersicht ist das echt ein blödes Gefühl. Ich habe überhaupt keine richtige Skalierungsmöglichkeit in meiner Arbeit, und das ist eigentlich das, was wir mit diesen Tools reinbringen würden.

Natürlich wird es eine Umstellung sein, die Honorarstruktur anzupassen, den Klienten das zu erklären, Werte zu verkaufen. Nicht mehr nur: Da hast du die Belege gebucht, da hast du die Saldenliste, das kostet es. Sondern den Wert dahinter zu sehen. Und dann viel mehr Klienten abzuarbeiten, indem man nicht mehr alles in diesem Detailgrad anschauen muss. Unser Ansatz ist Management by Exception: das entsprechend aufzubereiten, den User zu führen, den Buchhalter zu ermächtigen, viel mehr zu tun, sodass er schon in eine Art Beratung hineingehen kann, weil er vom System unterstützt wird.

Sebastian Thalhammer: Management by Exception, das hört sich cool an. Wenn du es in wenigen Sätzen erklärst: Was ist das?

Richard Theiß: Ich bringe das Beispiel immer in Verbindung mit unserer BelegBox. Ich werfe hundert Belege hinein, die werden mit der Bank verknüpft, und dann kriege ich eine Liste mit Ampelsystem: grün, orange, rot. Beim ersten Mal traue ich dem vielleicht noch nicht, weil ich mir nicht vorstellen kann, dass es so gut sein kann. Aber irgendwann kontrolliere ich nur mehr die, die gelb oder rot sind, und das setzt sich immer weiter fort. Die KI prüft schon vorab, die KI bewertet sich selber: Wie sicher bin ich mir bei diesen Dingen? Und gibt dem User die Rückmeldung, der dann entscheiden kann, was er sich anschaut.

Buchhalter sind von der Mentalität Menschen, die wollen alles richtig machen. Das ist für ihren Beruf bisher extrem wichtig gewesen. In der Zukunft muss man sich vielleicht anschauen: Wie sehr nehme ich ein gewisses Risiko in Kauf, und in welchen Bereichen? Wir zeichnen da das Bild bis 2030. Da kommt ViDA mit den elektronischen Rechnungen, und das System wird nur mehr viel besser. Bei manchen Rechnungen können wir heute schon den QR-Code auslesen, in dem genau die Steuerthemen drinstehen. Spätestens 2030 gibt es 0 % Fehler, was die Steuern betrifft. Damit habe ich viele Haftungsthemen draußen, und es bleibt nur mehr offen, ob es vielleicht am richtigen Aufwandskonto verbucht ist. Das ist ein Fehler, den kann ich hinnehmen, um möglichst effizient zu sein. Und der löst sich am Ende wahrscheinlich auch KI-unterstützt auf, spätestens bei der Bilanzierung, wenn ein Konto bebucht worden ist, das es sonst noch nie gegeben hat.

Sebastian Thalhammer: Was du beschreibst, ist ein Shift der Rolle des Buchhalters in seiner klassischen Definition. Wohin entwickelt sich die Buchhaltung idealerweise im Modell Management by Exception?

Richard Theiß: In dem Modell einmal ganz klar aufs Kontrollieren, was das System macht. Da habe ich den großen Vorteil, dass Leute sitzen, die Erfahrung haben und einschätzen können, was das System dahinter macht. Die Gefahr ist eher, wenn diese Tools auf die Unternehmen losgelassen werden und die Leute denken: Ich brauche jetzt keinen Steuerberater mehr, ich mache das selber. Dann wirft er seine Belege hinein. Das System versucht, das richtig zu bewerten, aber vielleicht sind manche Rechnungen einfach falsch ausgestellt. Als Unternehmer kann ich das vielleicht nicht einschätzen. Deswegen brauche ich, glaube ich, auch in Zukunft diesen Human in the Loop, der die entsprechende Erfahrung hat, um das Ganze beurteilen zu können.

Wenn ich einen neuen Klienten kriege, starte ich nicht mit: Bring mir deinen Ordner. Sondern ich gehe mit ihm in Austausch: Welches Fakturensystem hast du? Welche Onlineshops hast du? Wo kriegen wir die Daten her? Wie kann ich sie bei mir in der Plattform so zentralisieren, dass das, was dann laufend passiert, möglichst effizient ist? Da sehe ich den Buchhalter ganz stark. Der muss da ein gewisses Know-how haben.

Richard Theiß: Meine Eltern sind auch Unternehmer, nicht unbedingt die, die sich super intensiv mit den Zahlen beschäftigen. Die kriegen jedes Monat Auswertungen von ihrem Steuerberater, mit Zahlenlisten und Reporting. Ist recht nett, aber der Anhang von diesem Mail wird nie aufgemacht, weil in der Mail eh drinsteht, was man ans Finanzamt zahlen muss. Ich finde das eigentlich ein bissl schade.

Wenn wir bei der dvo über Budgets und unsere Zahlen reden, dann rede ich nicht immer über alles. Ich pack mir zwei Zahlen raus und erkläre sie: Wie wirken die sich auf mein Business aus? Was verändert sich, wenn wir einmal auf diese eine Größe schauen und im nächsten Monat genau versuchen, da anzusetzen? Dann ist das nicht so ein Zahlenfriedhof. Im nächsten Monat wird genau auf diese Zahl geschaut: Hat sie sich verändert? Haben sich die Maßnahmen ausgewirkt? Ich glaube, das macht Unternehmen viel effizienter. Das ist eine ganz andere Beratung, die ich darauf machen kann. Einfach Zahlen, die Geschichten erzählen, nicht Friedhofsgärtner für die Zahlenlisten zu sein.

Sebastian Thalhammer: Das sehen wir im Future Tax Collective ziemlich genau so. In den Buchhaltern tun sich Lager auf. Die einen halten am alten Konzept fest, und die werden auch noch eine Zeit lang Berechtigung haben. Die anderen sagen: Game on, ich werde mehr zum Interpreten der Zahlen. Und dann sehe ich den Trend, dass die, die fachlich-analytisch präzise sind, mehr und mehr zu den Orchestrierern der Datenströme werden. Die werden gut darin, Schnittstellenbrüche zu eliminieren und Systeme zu vereinheitlichen. Wir haben da noch kein cooles Wort dafür. In Deutschland haben sie es mit Fibutroniker probiert.

Richard Theiß: Was ich höchst interessant finde: In diesen Statistiken, welche Jobs von KI wegrationalisiert werden, steht seit gefühlt zehn Jahren der Buchhalter ganz oben. Und auf der anderen Seite ist Buchhalter in Österreich ein Mangelberuf. Wie passt das zusammen? Zwei Interpretationen hätte ich dafür: Entweder unsere Kanzleien sind alle nicht digitalisiert, oder wir haben so wenige Buchhalter. Aber wenn man sich die Statistiken anschaut, steigen die Buchhalter jedes Jahr. Wir haben so viele Buchhalter wie noch nie, weil die Bürokratie auch viel erfordert, muss man ganz ehrlich sagen.

Sebastian Thalhammer: Wie schätzen Kanzleien ihren Digitalisierungsstand eigentlich ein? Was bemerkst du da für Muster?

Richard Theiß: Viele fühlen sich digitalisiert, weil sie die Belege schon digital kriegen, und mehr machen sie nicht. Dann buchst du halt vom Bildschirm runter statt vom Stapel am Tisch. Oder du gehst weiter, lässt schon etwas OCR-mäßig auslesen, lässt dir etwas vorschlagen. Und da bin ich zum Beispiel überzeugt davon: Da wird kein Weg dran vorbeiführen. Und wenn sich Kanzleien nur so sehr weigern, dann macht es irgendwer anderer, und irgendwann ist es dann einfach nicht mehr profitabel.

Richard Theiß: Bei dvo kann ich ganz klar sagen: dvo ist irgendwann einmal von Steuerberatern gegründet worden, und das ist tief in unserer DNA drinnen, das System gemeinsam weiterzuentwickeln. Wir haben einen ganz klaren Zukunftsplan, wohin wir die dvo in Österreich entwickeln wollen. Das ist unser Markt, wo wir unsere Expertise haben.

Ich sehe den Weg in die Cloud als iterativen Weg. Wir haben mit unserer BelegBox den Nukleus für genau diese Cloud-Plattform der Zukunft geschaffen. In diese Cloud-Plattform kommt immer mehr hinein, neue Dinge, aber auch Dinge, die unsere klassische Softwareplattform kann. Wir nehmen sie Stück für Stück, und unsere Kunden wachsen mit uns gemeinsam in diese Cloud-Welt hinein. Es ist nicht so, dass es diesen Big Bang gibt, wo ich am nächsten Tag aufwache und meine Software ist komplett anders. Irgendwann werde ich mich fragen: Eigentlich erledige ich eh schon alles über die BelegBox, ich bin in der klassischen FIBU gar nicht mehr drinnen. Dieser Weg hat für mich viel mehr Substanz. Er gibt uns viel mehr Möglichkeiten, das Feedback vom Markt und die Leute mitzunehmen, statt am Ende ein riesiges Migrationsprojekt daraus zu machen.

Richard Theiß: Viele sagen: Eigentlich brauchst du nur mehr deine Belege hineinwerfen, und du kriegst die fertige Buchhaltung heraus. Das ist viel zu kurz gegriffen. Erstens muss ich die Belege überhaupt einmal kriegen. Wer macht sich über diesen Prozess Gedanken?

Sebastian Thalhammer: Ausdrucken.

Richard Theiß: Genau. Oder: Wie lädt mir der Klient das hoch? Wie gestalte ich den Prozess? Wenn man mit Buchhaltern redet, dann ist meine Rückmeldung: Die Sachen runterzubuchen, das macht einem am wenigsten Stress von allem. Wir haben das am wenigsten Stressige gelöst. Gratuliere. Was Stress bedeutet, oder wo man Sorge hat, dass einem etwas untergeht, ist, dass man den Klienten nachläuft, damit sie die Belege liefern. Fünf E-Mails schreibt, mit denen man ständig beschäftigt ist, wo man vielleicht die Zeit nicht erfasst und dann mit seinem Kanzleichef noch ein Thema hat, weil man so viel interne Zeit hat.

Genau bei diesem Prozess muss die Software ansetzen. Das System trackt: Hat der Klient schon etwas hochgeladen? Er wird automatisiert per E-Mail informiert: Morgen wird die Periode abgeschlossen. Wenn du noch Belege hast, lade sie bitte jetzt hoch, ansonsten entsteht ein Aufwand. Das sind ja schwierige Kommunikationsthemen. Keiner will ständig seinen Klienten anreden und sagen: Mach das, weil sonst kostet es mehr. Da redet man einfach nicht drüber, und es kostet dann halt einfach mehr. So kann ich das viel früher abfangen und klar kommunizieren. Jeder weiß, woran er ist.

Sebastian Thalhammer: Kanzleien werden gefordert sein, sich sehr dringlich mit der Frage auseinanderzusetzen: Was bleibt noch, wenn die Basistätigkeit, wo bei den meisten Kanzleien der Großteil des Umsatzes liegt, wegfällt oder sehr stark gegen null geht? Wir sehen Trends in Europa, wo man den Begriff Death of the Middle kreiert hat. Auf der einen Seite haben sich Boutique-Kanzleien gebildet, die eine sehr klare Position am Markt haben. Auf der anderen Seite die Big Four, die viel mit Wirtschaftsprüfung und quantitativer Compliance machen. Die zwei kriegen den Großteil des Kuchens. In der Mitte sind die, die weder nach vorn noch zurückgegangen sind. Sie haben steigende IT-Kosten, sinkende Margen, sie sind in der Mitte und gefangen in diesem Dilemma. Was sagst du Kanzleien? Was ist heute zu tun, um in drei Jahren die Frage gut beantworten zu können: Dafür zahlen wir die Kohle?

Richard Theiß: Ganz wichtig ist, das KI-Thema nicht einfach durchrauschen zu lassen, Scheuklappen aufzusetzen und zu sagen: Ich mache weiter wie bisher, weil in sechs Jahren gehe ich vielleicht eh in Pension. Das funktioniert nicht mehr. Dafür ist die Welt inzwischen zu schnelllebig. Die Branche wird definitiv anders ausschauen, und man muss sich mit den Tools beschäftigen, die gerade auf den Markt kommen.

Wohin geht diese Transformation? Dem Klienten einen Mehrwert zu bieten, ihm klarzumachen: Ich bin nicht der Erfüllungsgehilfe des Finanzamts, der dir ausrechnet, wie viel du jedes Monat zahlen musst. Ich bringe dir einen Mehrwert. Ich zeige dir, auf was du achten musst. Wie kannst du dein Geschäft erfolgreich machen? Da kommt auch ein gewisses Sicherheitsdenken mit hinein, das bei vielen österreichischen Unternehmen da ist: Wenn mein Steuerberater das anschaut, hat das eine andere Qualität, als wenn es rein die KI anschaut. Und wenn ich diesen Mehrwert sehe und damit auch wachse, dann bin ich auch bereit, dafür etwas zu zahlen.

Sebastian Thalhammer: Was sind konkrete Pakete, Themen, bei denen ihr als Softwareanbieter sagt: Ein Zukunftsmarkt für Steuerberatungskanzleien wird das sein?

Richard Theiß: Eins ist das mit den Zahlen lebendig machen. Das ist mein Zukunftsbild: Jedes Monat, wenn ich die Saldenlisten hinausschicke, oder jedes halbe Jahr, gehe ich auf einen Bereich, auf eine Zahl besonders ein und verkaufe wirklich dieses Produkt: Wie kann ich mich als Unternehmen entwickeln? Österreich ist ein Land der Förderungen, da noch viel mehr hineinzugehen. Die Unternehmer in ihrem Standpunkt abzuholen, Fragen zu stellen. Nicht nur: Wo ist der Beleg? Sondern: Wie geht es dir, wie schaut es aus? Möglicherweise werden die Steuerberater viel mehr mitgehen, auch zu Banken, und versuchen, die Daten dort verständlicher zu machen.

Österreich ist ein Land der Klein- und Mittelunternehmer, und die haben nicht die Möglichkeit, sich alle einen CFO einzustellen. Die brauchen den Steuerberater genau für diese Tätigkeiten, die der CFO oft erledigt. Und der Steuerberater hat den Überblick, weil er so viele Klienten hat. Er hat das schon so oft erlebt und kann den Klein- und Mittelunternehmer davor schützen, dass er genau die gleichen Fehler macht wie viele zuvor. Da sollte der Fokus liegen, in einem viel breiteren Bereich: dass man nicht nur Steuerberater ist, sondern dass es viel mehr Richtung Unternehmensberatung geht.

Sebastian Thalhammer: Weil du gesagt hast, du glaubst, dass alles digital wird: Ich glaube das nicht, und ich hoffe es auch nicht. Ich glaube, es wird phygital. Das Wort beschreibt genau diesen Schulterschluss zwischen Digitalem und Physischem. Du bist extra aus Wien hergefahren. Ursprünglich war der Plan, dass wir es online machen. Ich habe gedacht: Nix da. Wenn ich schon mit dir rede, dann in Person. So viel wird digital, und das Menschliche geht leicht verloren. Ich sehe, dass das Bedürfnis nach echter Interaktion durch den vermehrten Einsatz von Digitalem steigt. Ein paar Kanzleien werden das erkennen und sagen: Alles davor, währenddessen, danach, in der Datenverarbeitung, in der Interpretation, das lasse ich mir aufbereiten, vorbereiten, vorlegen. Aber wenn dann Showtime ist, geht es ans Eingemachte. Dann ist das Mensch-zu-Mensch-Ding gefragt. Wie resoniert das mit dir?

Richard Theiß: Da bin ich ganz dabei. Das ist genau dieses Konzept der Geschichte hinter den Zahlen. Die müssen eine Emotion auslösen. Dadurch erreiche ich den Menschen, der mir gegenübersitzt, und erst dadurch schaffe ich die Verbindung, die mir auch die Klientenbeziehung langfristig absichert. Ich verstehe das, was du in deiner Arbeit machst, und ich bereite das so auf, dass du damit etwas anfangen kannst und ein Gefühl dazu entwickelst.

Sebastian Thalhammer: Ich bin überzeugt: Die wirklich erfolgreichen Steuerberatungskanzleien finden Wege, Technologie und ihre eigene Menschlichkeit einzusetzen, um Vertrauen zu skalieren. Und das ist nicht einmal These. Ich habe es schon gesehen, es wird schon gemacht, nur halt nicht bei uns. Seit Jahren erzähle ich von Unternehmen wie Corvee oder Bean Ninjas. Die haben das schon vor der Corona-Pandemie gelebt. Die haben erkannt, dass die Mensch-zu-Mensch-Interaktion eigentlich das höchste Gut ist, und ich mir die Frage stellen muss: Wie kann ich Technologie einsetzen, um mehr von dem zu kriegen und weniger vom anderen?